Большинство компаний не могут обновить парк печатной техники самостоятельно. Что делать?

Многие российские компании, проводя оптимизацию затрат на печать, добиваются лишь незначительной экономии на расходных материалах, ограничиваясь переходом на совместимые расходные материалы или их перезаправку. При этом не соблюдаются корпоративные политики печати и не оцениваются угрозы, связанные с информационной безопасностью. Подобная оптимизация зачастую только вредит автоматизации бизнес-процессов, что тормозит переход на использование цифровых инструментов. Управляемый сервис печати может помочь компаниям решить эти задачи.

Треть всей печати — непрозрачные расходы

Внедрение и оптимизация современного парка печатной техники стали темами, которые в первую очередь затрагивают сторонники цифровизации, говоря о планах покорения рынка. Именно этот этап становится ключевым еще до того, как первые лица компаний одобрят полный переход на ЭДО или перенос всей активности в арендуемые облака. (Спойлер: и к тому, и к другому сейчас готовы далеко не все).

Но спешка и суетливый подход к подобным внедрениям играет с бизнесом злую шутку чаще, чем если бы это можно было назвать просто статистической погрешностью. В этих переменах не учитываются ни сложившиеся бизнес-процессы компаний, ни внутренние законы документооборота. В итоге у благого начинания появляются темные стороны: проведенные в России исследования свидетельствуют о том, что 15% всех распечатанных бумажных носителей так и остаются лежать в лотках принтеров, после чего попросту выбрасываются. Еще 20% распечаток и вовсе не имеют отношения к работе сотрудников. Кроме того, важно помнить, что до 40% инсайдерской информации покидает периметры безопасности организаций именно на бумаге.

Проблема неуправляемой печати — это в первую очередь проблема высоких затрат на нее. В среднестатистической российской компании каждый сотрудник может печатать до тысячи листов в месяц. Эксперты HP оценивают себестоимость каждого из них примерно в 3 рубля (затраты на оборудование, ремонт и обслуживание, расходные материалы, электричество). А в случае «мусорной» печати и печати для личных нужд ежемесячные потери на каждого сотрудника составляют около 1000 рублей в месяц. В пересчете на организацию со штатом в сто человек получается 100 тыс. рублей расходов, что в годовом эквиваленте превышает отметку в 1 млн рублей.

Другими традиционными проблемами российского бизнеса в части управления печатной техникой остаются использование множества различных моделей и производителей, устаревшего оборудования, а также наличие избыточной техники.

Эти проблемы усугубляются тем, что «оптимизация» часто изначально идет по ошибочному пути. В компаниях не хватает профильной экспертизы и понимания того, какую технику нужно закупать и какие задачи она должна выполнять. Поэтому столь важный элемент цифровизации в сознании многих руководителей остается лишь вспомогательной функцией, «принтером». Он обходится достаточно дорого (потому что учитывается только стоимость, но никак не стоимость владения), поэтому и оптимизация сводится к экономии на расходных материалах.

При этом все забывают о высокой нагрузке на ИТ-специалистов, которые занимаются обслуживанием и перенастройкой никому не нужных «принтеров». Максимально вкладываясь в автоматизацию бизнес-процессов, компании не занимаются развитием печати, что влияет на цифровые инициативы в целом. Немногие руководители готовы инвестировать в проектирование инфраструктуры печати, которое подразумевает правильное расположение техники и своевременное выделение оборудования под изменяющиеся бизнес задачи. Помимо этого, печать остается краеугольным камнем обеспечения информационной безопасности организации. Речь идет не только о тех данных, которые выносят на бумаге сотрудники: печатная техника остается важным инфраструктурным узлом, захватив который, можно получить доступ к критическим для предприятия системам.

Бизнесу предложили сервис печати «под ключ»

Крупные игроки рынка печати раньше большинства российских организаций сформулировали перечень существующих проблем. Например, HP предлагает рынку услугу по управлению печати. У бизнеса зачастую нет специалистов, которые помогли бы разобраться в тонкостях организации печатного процесса. Вендоры и их партнеры на страновом уровне обладают более серьезной экспертизой и опытом. Они готовы предлагать оптимизацию парка печатной техники в формате услуги, что не требует от потребителя капитальных вложений.

Переход к управлению печатью состоит из 4 ключевых этапов. Первый из них — аудит, в ходе которого изучаются особенности работы конкретной компании, оценивается уровень вовлеченности сотрудников в вопросы печати и их потребности, а также определяется общий перечень шагов, которые нужно предпринять для оптимизации. На этом этапе эксперты компании-интегратора составляют список устройств и оценивают их состояние, производят оценку бизнес-процессов, связанных с использованием техники, и выявляют реальный уровень затрат.

На втором этапе происходит более детальное планирование преобразований, в нем принимают участие первые лица компаний, нуждающихся в оптимизации. В этот период составляется детальный план развития инфраструктуры печати, определяются достижимые показатели производительности, а устройства из уже существующего парка техники выводятся на максимальный уровень эффективности. Эксперты оценивают перспективность внутренней централизации инфраструктуры печати (замена нескольких менее функциональных устройств на одно — с более высокой стоимостью, но и куда более производительное). Также разрабатываются политики печати, которые станут обязательными для исполнения на всей территории предприятия. Например, может быть внедрен механизм использования на печатных устройствах общего пользования карт доступа, без которых печать не начинается — это позволяет, с одной стороны, исключить проблему распечатанных и забытых на принтерах документов, а с другой стороны, предотвращает ситуацию, когда конфиденциальные распечатки (к примеру, зарплатные ведомости или тексты контрактов) забирает из лотка другой сотрудник. Сканирование индивидуальной карты доступа на МФУ запускает печать документов именно того пользователя, который в настоящий момент подошел к устройству. Другими эффективными мерами являются предустановленная опция двусторонней печати и ограничение цветной печати. Только перечисленные шаги могут сократить расходы на бизнес-процессы, связанные с печатью документов, на 40%.

Третьим этапом становится развертывание обновленной печатной инфраструктуры. Помимо заявленного ускорения бизнес-процессов и сокращения основных затрат, по итогам внедрения упрощается работа конечных пользователей, оптимизируются настройки безопасности, снижаются расходы на хранение расходных материалов.

Четвертый этап редко реализуется в компаниях, не имеющих в штате специалистов по вопросам печати, — управление парком техники. Эксперты считают, что и здесь будут эффективны внешние подрядчики. Они не только могут вносить корректировки в реализованный план инфраструктуры печати, но и помогают бизнесу с дальнейшей оптимизацией по мере изменений в организациях, в том числе связанных с их ростом. Также внешняя поддержка обеспечивает контроль выполнения всех стандартов, политик и норм безопасности.

Потери можно снизить вдвое

В России управляемый сервис на решениях для печати и тиражирования HP предлагает компания Softline. Среди преимуществ управляемого сервиса печати ее эксперты отмечают прозрачность бюджета и всех расходов, наличие большого количества типов устройств HP, закрывающих потребности печати для сегмента СМБ, а также 3-летний контракт с четким SLA. Бизнес может воспользоваться одним из нескольких готовых тарифов (для малых, средних и больших рабочих групп), а может попросить разработать для построения эффективной инфраструктуры печати персонализированное предложение. Такая стратегия Softline позволяет закрыть потребности печати для большинства заказчиков. Важным плюсом становится также наличие команды экспертов во многих крупных городах России, благодаря чему за поддержку отвечает локальная группа профессионалов.

В Softline приводят в качестве примера историю успеха региональной финансовой организации, в которой принятые меры позволили не только снизить расходы на печать на 47%, но и установить более прозрачную систему управления профильными расходами. При этом оптимизация затронула порядка 90 помещений, в которых работают более 6 тыс. человек. После реализации классического проекта в компании обеспечили бесперебойность печати, исключили издержки, внедрили автоматизированные системы управления печатью и мониторинга, получили консалтинговые услуги по разработке и внедрению политик и правил печати.

Подробнее — по ссылке: https://promo.softline.ru/hp-print

Обсудить и заказать можно через форму ниже

Большинство компаний не могут обновить парк печатной техники самостоятельно. Что делать?
Создание недорогих сайтов
Добавить комментарий